mr. Maarten ten Kate

Maarten is advocaat ondernemingsrecht bij Pot Jonker Advocaten. Eerder werkte hij bij ABN AMRO Bank, onder andere als plaatsvervangend Company Secretary.

Mini-interview met Maarten: “Externe toezichthouders betreden nadrukkelijk het werkveld van de secretaris.”

“Ik ben advocaat ondernemingsrecht, in 2007 begonnen bij NautaDutilh en sinds 2017 bij Pot Jonker Advocaten. Binnen mijn praktijk richt ik me in het bijzonder op corporate governance. Veel van mijn cliënten zijn actief in de semi-publieke sector en/of gereguleerde sectoren, zoals de financiële sector en de zorg. Ik kom via mijn werk als advocaat veel in aanraking met secretarissen, maar bijvoorbeeld ook via docentschappen bij de UvA en Governance Academy. Verder ben ik zelf een aantal jaar plaatsvervangend secretaris geweest bij ABN AMRO.

Als je kijkt naar de veranderingen in de rol van de secretaris in de afgelopen jaren, komt dat kort gezegd op het volgende neer. Regelgevers, externe toezichthouders, rechters en de publieke opinie stellen steeds meer – en ook strengere – eisen aan de kwaliteit van bestuur en toezicht. De aanhoudende hoeveelheid nieuwe regelgeving heeft bovendien gezorgd voor een versnipperd en daardoor moeilijk te overzien juridisch landschap. Bij de toepassing van al die regels is de ‘margin for error’ tegelijkertijd klein. Dat is zichtbaar in de rechtspraak, maar zeker ook in de publieke opinie. Externe toezichthouders krijgen – en pakken – daarnaast een steeds grotere rol ten aanzien van de corporate governance en betreden daarmee nadrukkelijk het werkveld van de secretaris. Dat geldt in het bijzonder – maar zeker niet uitsluitend – voor de financiële sector, waar het volledig geaccepteerd is dat externe toezichthouders zich uitspreken over onderwerpen als het gekozen governance model, de geschiktheid van bestuurders en de ‘tone at the top’. Door deze – en andere – ontwikkelingen is het vakgebied van de secretaris de afgelopen jaren in mijn ogen een stuk complexer – en ook uitdagender – geworden.

Een thema dat in zelfevaluaties van raden van bestuur en – vooral – raden van commissarissen veelvuldig blijft terugkomen is de informatievoorziening. Bij raden van commissarissen is de kritiek daarbij overigens lang niet altijd dat er onvoldoende informatie ter beschikking wordt gesteld. Het punt is vaak juist dat sprake is van een ‘overload’, waarbij de kwaliteit van de verstrekte documenten in de ogen van de commissarissen te wensen overlaat.
Het is in mijn ogen opvallend dat het thema informatievoorziening blijft terugkeren in zelfevaluaties, omdat het relatief eenvoudig lijkt hierin verbetering aan te brengen. Dat kan de secretaris echter niet alleen. Commissarissen moeten duidelijk aangeven wat zij precies verwachten, en er moet bij bestuurders commitment zijn om daadwerkelijk stappen vooruit te zetten. Om dit te faciliteren kan het nuttig zijn om als secretaris - met steun van een lid van het bestuur - een klein projectteam te formeren dat op gestructureerde wijze met het onderwerp aan de slag gaat. Het is daarbij uiteraard zaak de commissarissen nauw te betrekken in het project – vooral de meest kritische!

Naar de toekomst toe denk ik dat eerdergenoemde ontwikkeling van meer en strengere eisen op het gebied van bestuur en toezicht zich verder zal doorzetten. Het speelveld zal daarbij eerder meer dan minder complex  worden. Een gevolg daarvan is dat bestuurders en commissarissen steeds afhankelijker zullen worden van een goede secretaris. In het verlengde daarvan zal de secretaris waarschijnlijk (nog) dichter op het bestuur en/of raad van commissarissen komen te staan en zich steeds meer ontwikkelen als ‘trusted advisor’ van de board. Een belangrijke uitdaging hierbij is het creëren van voldoende ruimte om die rol ten volle te kunnen spelen. Secretarissen kunnen zich daarop voorbereiden door ervoor te zorgen dat het huis intern op orde is, bijvoorbeeld door te investeren in een adequate formele governance structuur, een goede interne organisatie en duidelijke procedures en processen.”